Zimbra: Mensagem de resposta automática para todas as contas devido ao COVID-19

Olá! Certamente o COVID-19 impactou e transformou a rotina de todos. Uma das mudanças com o COVID-19 foi o trabalho remoto repentino para a maioria das pessoas nas organizações.

Devido a essa mudança de rotina, com as pessoas trabalhando remotamente, muitas vezes os e-mails não poderão ser respondidos de maneira tão ágil.

Uma demanda que tenho visto com frequência é incluir uma resposta automática informando da possível demora na resposta das solicitações em todas as conta do Zimbra.

Então vamos lá!

Uma forma para incluir essa resposta automática para todas as contas é utilizar o aviso de “Fora do Escritório” do Zimbra. Isso se aplica somente para as contas, não funciona para as listas de distribuição, ok?

Vamos fazer da seguinte maneira:

  • Inserir a mensagem automática (somente texto, mas permite acentuação, espaçamentos, etc…)

  • Ativar a mensagem automática nas contas

  • Modificar o atributo para enviar a mensagem de retorno para o mesmo remetente uma vez por dia (o padrão eu acho muito longo, são 7 dias)

  • Desativar o aviso que a mensagem automática está ativada para não incomodar os usuários ao acessarem Zimbra

Como inserir a mensagem automática (conteúdo)?

A mensagem automática é inserida com o parâmetro ZimbraPrefOutOfOfficeReply, conforme o exemplo abaixo:

zmprov ma "fabio@domain.com.br" ZimbraPrefOutOfOfficeReply "Estou com acesso restrito aos e-mails..."

Porém, como queremos um conteúdo maior, com acentuação, espaçamentos, etc…Nós vamos criar o arquivo com o conteúdo e utilizar o comando xargs para inserir o conteúdo.

Informando o conjunto de caracteres para permitir acentuação do português:

export LC_ALL="pt_BR.UTF-8"

Criando o arquivo mensagem.txt com o conteúdo para resposta automática (é claro que esse é somente um exemplo, ajuste conforme necessário):

Prezado, grato pelo contato! Devido ao COVID-19 estamos trabalhando remotamente e o prazo para resposta pode ser um pouco maior que o habitual.
Caso tenha urgência, favor entrar em contato no telefone XX XXXX-XXXX que a equipe irá direcionar sua ligação.

Grato e fique seguro,
RESPIRANDOLINUX

Inserindo o conteúdo do arquivo no parâmetro do Zimbra:

cat mensagem.txt | xargs -0 zmprov ma "fabio@domain.com.br" ZimbraPrefOutOfOfficeReply

Como ativar a resposta automática?

A resposta automática é ativada com o parâmetro ZimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled, conforme o exemplo abaixo:

zmprov ma "fabio@domain.com.br" ZimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE

Como dito antes, por padrão o Zimbra mantém um cache para cada e-mail que a mensagem automática foi devolvida com o tempo de 7 dias, o que eu considero muito longo.

Então vamos diminuir para enviar um retorno por dia por endereço e desativar a notificação que o aviso está ativado, para não incomodar o usuário toda vez que o mesmo entrar no e-mail:

zmprov ma "fabio@domain.com.br" zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration "1d"
zmprov ma "fabio@domain.com.br" zimbraPrefOutOfOfficeStatusAlertOnLogin "FALSE"

Como testar ?

Para testar, basta enviar um mensagem para a conta que você aplicou a resposta automática e deverá receber conforme o conteúdo que você criou:

Mas você não falou que era para todas as contas?

Caso você queira inserir a mensagem padrão para todas as contas, pode ser criado um for para habilitar para todas as contas:

Consultando todas as contas do ambiente (você também pode gerar uma lista somente para os endereços de e-mail de atendimento ao cliente, etc…)

zmprov -l gaa > contas.txt

Criando o script para efetuar a operação em todas as contas:

for conta in `cat contas.txt`; do echo "cat mensagem.txt | xargs -0 zmprov ma \"$conta\" ZimbraPrefOutOfOfficeReply";done > 1-mensagem-automatica.sh

Coloque o export do conjunto de caracteres no início do arquivo gerado (1-mensagem-automatica.sh):

export LC_ALL="pt_BR.UTF-8"

De permissão de execução e rode o comando (esse deverá demorar um pouco de acordo com a quantidade contas do seu ambiente, uma vez que cada zmprov está sendo executado de uma vez devido a necessidade de utilizar o xargs):

chmod u+x 1-mensagem-automatica.sh

./1-mensagem-automatica.sh

Os outros passos podem ser executados como um lote do zmprov, então será mais rápido:

for conta in `cat contas.txt`; do echo "ma \"$conta\" ZimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE";done > 2-habilitar-resposta.txt

zmprov -f 2-habilitar-resposta.txt

for conta in `cat contas.txt`; do echo "ma \"$conta\" zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration "1d"";done > 3-resposta-diaria.txt

zmprov -f 3-resposta-diaria.txt

for conta in `cat contas.txt`; do echo "ma \"$conta\" zimbraPrefOutOfOfficeStatusAlertOnLogin FALSE";done > 4-desabilitar-aviso.txt

zmprov -f 4-desabilitar-aviso.txt

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